【具体例あり】フルリモート組織でも出社型でも活かせる 社内コミュニケーション施策

COVID-19の蔓延や働き方の多様化に伴い、フルリモートや一部出社など、出社形態が多様化した会社も増えてきました。

IT化が進みツールが拡充したとしても、また例え出社して直接顔を合わせる機会があるとしても、社内でのコミュニケーションに課題を感じている方は多いかと思います。

今回は、完全にフルリモートで、メンバーが全国各地に住んでいる当社を例にあげ、社内でのコミュニケーションを活性化させる取り組みについてご紹介します。

コミュニケーションの活性化

どのようなことが必要なのか?

コミュニケーションが活性化されるとき、次のようなことが必要とされています。
・双方にコミュニケーションをとる意図がある
・人間関係がある程度構築されている
・話しても傷つけられない・傷つけないという意識がある

これらは会社内で単に制度を作ったりルールを定めたり、というだけでは難しいことです。コミュニケーションを活性化させるような施策・制度を導入する際に目的や意図・考えを伝え、社内の文化として浸透させていくことが大切になってきます。

なぜ、コミュニケーションの活性化が大切なのか

会社内でコミュニケーションを活性化させることは、組織にとってよい効果をもたらします。
個別・全体に関わらずコミュニケーションを取りやすい関係性が醸成され、より良く業務を行うことができたり、人間関係が深まったりするためです。

具体的に当社で行っている取り組みを例に挙げてご紹介します。

RECOMOで行っていること 

当社で行っている取り組みは数多くあり、一つ一つに思いや願い・考えが込められています。
その中から今回は、3つに絞ってご紹介します。

1on1 

一般的に1on1はよく用いられる手法の一つです。実際、多くの企業で導入されているのではないでしょうか。

一般的に1on1は、業務内容のすり合わせや進捗・職能等の確認など、業務に関わる話題を中心とし、キャリアや業務への向き合い方や現状の課題等を取り上げることがほとんどかと思います。

当社で行っている1on1では、業務と異なる内容の話を中心に行います。
オンボーディングだけでなく、相手の人となりや人生観、最近の暮らしなど多岐にわたる話題が取り上げられるのです。
これは、1on1の目的が「心の奥深くから共感・シンクロする」ことに置かれていることに起因します。

「業務の話はできるだけしないでほしい」という方針のもとで行われていることです。1on1の中で業務の話をする場面があったメンバーのひとりからは、「ちょっと仕事の話になるんだけど…」という前置きが自然となされていたと聞くことができました。

結会(ゆいかい) 

結会とは、当社で行っている全社会の名称です。全社会自体を導入している企業も、1on1と同様に多くあるかと思います。

「結会」は、RECOMOに関わる人と人、また、心と心とを「結ぶ」という意味を込めて名付けられています。

当初から全社のアップデート会として行われており、月例開催が定着した今でも内容がアップデートされながら、普段の業務で携わっていない範囲のことや会社の未来、関わる人について知り合うことのできる会です。

寄会(よりかい) 

寄会とは、担当業務を超えて行われる、3人ミーティングのことです。

「3人よれば文殊の知恵」という言葉に準えた名称で、毎月初旬にRECOMOメンバーの中から3人組を複数設定し、オンラインミーティングを行っています。

このときの3人組は、普段の業務で直接かかわっている機会の少ない人であることが多いです。部署を超えて話をすることが大事にされています。

部署を超えて話すことで、普段話す機会の少ない人とより知り合ったり、困っていることなどを共有しあったりできる時間です。新たな知見や視点を知ることができ、困っていることの解決や、多面的に考える機会となっています。

上に紹介したミーティングの設定以外にも、普段Slackで行われているやりとりや日々のミーティングで各々の状況や今の気持ちなどを伝え合う「チェックイン」、その他にも社内で互いを尊重しあい寄り添い合う文化が数多く存在しています。

一つ一つの取り組みが重なり、社内で「可能性・価値」がより発揮され 最大化されるような環境が日々醸成されているのです。
ここからは、そんなRECOMOメンバーの経験や、実施する上で考えていることをご紹介します。

【フルリモート組織でも活かせる】社内コミュニケーションを活性化させるための取り組みとは?

株式会社RECOMO 代表取締役CEO 橋本 祐造

橋本祐造

RECOMOは様々な雇用形態と働き方をする人が参画しています。「社内コミュニケーション」の観点で最も大事にしているのが「人と人が繋がる機会を創ること」です。
いくつかの社内コミュニケーション施策の中で私が大好きなのが、入社(参画)した人への歓迎と、入社後(参画後)のフォロー面談です。

RECOMOでは雇用形態や働き方を問わず、参画して下さった全ての人をウェルカムで迎える文化があります。週次の振り返り会で仲間を紹介しながら、新たに入った人がどんな人なのかを知りたいので、質問をしたり個別に話したりしています。

また人事による入社後1ヶ月、3ヶ月、6ヶ月のフォロー面談も丁寧に行っています。入る前と後でギャップはないか、可能性と価値を最大に広げる環境が作れているか、何か改善できることはないか等、向き合い、寄り添い、解け合うスタンスで話をしています。

RECOMO Xパートナー 大久保 祐介

オンラインで毎週フリートークランチ会を開催しました。
交流を深めるための会なのに、よくありがちなのが段々と形式化していって堅苦しいものになってしまうことです。

とにかく話す内容もゆるやかに。何か話したいことがあればテーマを事前に設定しますが、テーマがなければテーマがないまま雑談をするということもOKな設定にしました。

それから、16 personalitiesやストレングスファインダーなどの診断ツールを活用して相互理解を深めるきっかけづくりをしていました。
今まで無意識のうちにできていたコミュニケーションが取れなくなっているので、それに対しては意識的にコミュニケーションの機会を作ること。
多様性が進み個人の思考が捉えづらくなっているので、それに対しては理解するきっかけを作ること。
以上の2つの視点からアイデアを出してみると良いのではないでしょうか。

株式会社RECOMO 人事責任者 内藤 侑子

RECOMOでは社内コミュニケーションを活性化する具体的な施策やアクションとしては、先にご紹介した1on1(前述のフォロー面談含む)・寄会・結会の他、
・会社やメンバーのアニバーサリー企画
・ウェルカムオンラインランチや週次ゆるっとランチ
・上記をさらに盛り上げるためのデジタル本社「oVice」の活用
等を実施しています。これら様々なアプローチをコーポレートメンバーと連携をしながら毎月誰と何を実施するかを決定しています。

ここで重要なのは、各施策の目的を忘れないこと。各施策は機械的に回していくのではなく、会社・個人の変化や直近のコミュニケーション状況等、様々な情報をキャッチアップしながら調整をしていきます。各施策の目的としては、それぞれ以下のような目的な複合的に絡み合っています。
・個人パーパス(個人の願望や目的意識)を互いに知り合うこと
・課題や悩みなども気軽に共有・相談できる機会を多く設けること
・当事者意識を通じて、連帯感を高めること
・心理的安全性を高め、帰属意識や肯定感を高めること

RECOMOではコアバリューの中の一つに「向き合い・寄り添い・解け合う」という考えがあります。
各コミュニケーション機会を通じて、メンバー一人ひとりがこのコアバリューを大切にしながら、人と人との関係性を育むことを楽しんでいる、そういった文化がすでに定着しつつあると感じています。

RECOMO Xプロジェクトメンバー 小澤 衣里佳

前職ではコロナにより全社的にリモートワークが余儀なくされ、元々課題であった他部署との「横の繋がり」を築く機会が更に少なくなってしまいました。

そこで、有志で「ゆるっとオンライン会」を企画しました。・いつでも入退室可能
・何していても良い(ご飯食べていても家族と遊んでいても耳だけ参加でもOK)とにかく参加ハードルを下げ、少しでも興味があれば参加して貰えるように意識しました。

何回か開催しましたが、参加者で初めましての人がいれば自己紹介をしたり、Zoomのホワイトボード機能を活用し「絵しりとり」を開催したり(とても楽しいのでオススメです)、たまに社長や役員が参加してくれたりと、大したコンテンツを用意していなくても盛り上がりを見せ、企画側としては満足感がありました。
ただ参加する層が固定になってしまいがちなので、長期で継続するなら毎回違ったテーマを決めるなど、もう少し工夫があっても良かったかもしれません。

株式会社RECOMO 髙杉 美緒

RECOMOでは多くのコミュニケーション施策を打ち出していますが、1番素晴らしいと感じている点は「業務外の話=雑談」に対する姿勢です。

例えば、「気軽に雑談できるように」という観点で、ランチ会やoVice(デジタルオフィス)の導入が決まったり、「1on1では業務の話を禁止」と社長からのメッセージがあったりしています。おかげで先日あった寄会では、ママ3人で「子育て」だったり「ママになってからの美意識」で盛り上がったり…(笑)

気軽な雑談は決して無駄ではなく、その中からお互いの考え方や大事にしているものも見出したり、人間関係の構築に非常に役立っています。また、フルリモートで割と孤独になりがちと思われることも多いですが、決してそんなことはなく「繋がり」を感じながら働くことができています。

理念・パーパスから丁寧に会社づくりをする

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